Specjalista ds. administracji

Uczelnia Łazarskiego, jedna z najstarszych i najbardziej prestiżowych polskich uczelni niepublicznych, poszukuje Kandydatek/Kandydatów na stanowisko:

Specjalista ds. administracji

 

Główne obowiązki:

  • Rozliczanie budżetu administracyjnego, prowadzenie ewidencji wydatków oraz przygotowywanie raportów finansowych
  • Weryfikacja, dekretacja i rozliczanie faktur kosztowych zgodnie z obowiązującymi procedurami
  • Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektowej (w tym architektonicznej i technicznej) w wersji papierowej oraz elektronicznej
  • Planowanie, zamawianie i nadzór nad zakupami artykułów biurowych, spożywczych, sanitarnych, materiałów eksploatacyjnych oraz pieczątek
  • Utrzymywanie bieżących kontaktów i współpraca z firmami zewnętrznymi świadczącymi usługi na rzecz uczelni (m.in. serwisy techniczne, firmy sprzątające, ochrona, firmy kurierskie)
  • Organizacja i obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (papierowej i elektronicznej)
  • Zarządzanie przejazdami służbowymi (koordynacja transportu korporacyjnego, rezerwacje, rozliczenia)
  • Wsparcie organizacyjne i techniczne przy wydarzeniach uczelnianych (konferencje, eventy, dni otwarte, itp.)
  • Aktualizacja składników infrastruktury technicznej (rejestry, ewidencje, dokumentacja) po wprowadzonych zmianach
  • Bieżące wsparcie administracyjne dla zespołów uczelni oraz koordynacja obiegu dokumentów
  • Współpraca z działem IT, administracyjnym i technicznym w zakresie spraw związanych z utrzymaniem infrastruktury uczelni
  • Monitorowanie zapasów materiałów eksploatacyjnych i ich bieżące uzupełnianie
  • Przygotowywanie zestawień, raportów i prezentacji na potrzeby wewnętrzne

 

Wymagania:

  • Wykształcenie wyższe (mile widziane kierunki techniczne)
  • Minimum 5-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku w obszarze administracji lub obsługi biura
  • Bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów i działania pod presją czasu
  • Znajomość zasad rozliczania budżetu i faktur oraz podstawowa wiedza z zakresu finansów i administracji
  • Doświadczenie w obsłudze korespondencji, zarządzaniu dokumentacją oraz prowadzeniu archiwizacji
  • Umiejętność pracy z dostawcami zewnętrznymi i koordynowania usług (np. serwisy, ochrona, transport)
  • Znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, Outlook) oraz obsługi urządzeń biurowych
  • Komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność współpracy w zespole
  • Samodzielność, dokładność i zaangażowanie w realizację powierzonych zadań
  • Gotowość do wsparcia organizacji wydarzeń oraz dyspozycyjność przy realizacji zadań
  • Mile widziane: znajomość systemów do elektronicznego obiegu dokumentów  doświadczenie w pracy w jednostce publicznej lub uczelni, znajomość przepisów RODO
  • Znajomość języka angielskiego na poziomie B1/B2

 

Oferujemy:

  • Umowę o pracę
  • Możliwość zdobywania doświadczenia zawodowego w środowisku akademickim i biznesowym
  • Ciekawą pracę w wiodącej Uczelni niepublicznej o ugruntowanej pozycji
  • Pakiet benefitów pracowniczych (prywatna opieka medyczna, karta Multisport, karta lunchowa, masaż w ramach profilaktyki chorób kręgosłupa, dostęp do zasobów bibliotecznych Uczelni, siłowni) 

 

Aplikacje powinny zawierać:

  • CV 

 

Oferty pracy prosimy o przesyłanie na adres poczty elektronicznej: kadry@lazarski.edu.pl z dopiskiem w temacie wiadomości: Specjalista ds. administracji.

 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych- RODO,  Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119) informuję, iż:

  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Uczelnia Łazarskiego z siedzibą w Warszawie, ul. Świeradowskiej 43, 02-662 Warszawa.
  2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem - iod@lazarski.edu.pl.
  3. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego na stanowisko pracy w Uczelni Łazarskiego.
  4. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych są Przepisy prawa pracy: art. 22[1] oraz par. 3 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, natomiast inne dane niewymagane przepisami prawa, przekazane w dokumentach, na podstawie zgody art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
  5. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez Administratora przez okres niezbędny do realizacji wyżej wymienionych celu, tj. do momentu zakończenia rekrutacji. Uczelnia Łazarskiego będzie przetwarzała Twoje dane osobowe przez okres 9 miesięcy, także w kolejnych naborach pracowników jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
  6. Odbiorcami Twoich danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, upoważnieni pracownicy i podmioty, którym Administrator powierzył lub zlecił przetwarzanie danych, m.in. dostarczyciele oprogramowania, firmy zapewniające hosting czy niszczenie dokumentacji.
  7. Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
  8. Posiadasz prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych.
  9. Posiadasz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  10. Podanie Twoich danych w zakresie wynikającym z art.22[1] kodeksu pracy jest obowiązkowe, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne.

Jeżeli w dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (szczególne kategorie danych osobowych), konieczna będzie Twoja zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Zgoda może przyjąć poniższe brzmienie:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, które zostały zawarte w (np. CV, liście motywacyjnym oraz innych załączonych dokumentach) przez Uczelnię Łazarskiego w celu mojego udziału w procesie rekrutacyjnym.

Jeżeli będziesz chciał brać udział w przyszłych rekrutacjach, konieczna będzie Twoja zgoda na ich przetwarzanie.
Zgoda może przyjąć poniższe brzmienie:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez Uczelnię Łazarskiego przez okres najbliższych 9 miesięcy.